Data dodania: 26 października 2020 r.

Znacznej większości osób, których sprawy muszą być rozpatrywane przez różne organy czy instytucje zależy, aby były załatwiane jak najszybciej. Wiadomo, że to określenie jest pojęciem względnym, ponieważ dla jednej osoby słowo „szybko” może stanowić załatwianie sprawy przez kilka lat, a druga wymaga wydania decyzji w parę dni. Niemniej, jeżeli chodzi o postępowanie administracyjne, ustawodawca zadbał o to, aby organy miały określony czas do rozpatrzenia danej sprawy, gdyż nieustalenie takiego czasu mogłoby spowodować nawet niezałatwienie jej w żadnym stopniu. Zanim jednak przejdziemy do omówienia konkretnych terminów uregulowanych w ustawie Kodeks postępowania administracyjnego (dalej „k.p.a.”), warto wspomnieć o tym, skąd te przepisy czerpią swoje źródło.

Zasada szybkości postępowania

Źródłem większości przepisów, które znajdują się w k.p.a. jest katalog zasad, który znajduje się w początkowych artykułach tego kodeksu. Nie jest on ustalony tylko na podstawie doktryny czy orzecznictwa. Te zasady nie są również wyznaczonymi postulatami czy zakazami, które wynikają z praktyki czy doświadczenia, ale są one normami prawnymi, składającymi się na obowiązujące prawo. Łamanie ich, jak i każdych innych przepisów może stanowić rażące naruszenie prawa, które na podstawie art. 156 §2 k.p.a. jest przesłanką do stwierdzenia nieważności decyzji.

Zasadą, z której bezpośrednio wynikają przepisy określające terminy do załatwienia sprawy jest zasada uregulowana w art.12 k.p.a. czyli szybkości postępowania. Zgodnie z nią, organy administracji powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się jak najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Co więcej, jak wynika z §2, sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji czy wyjaśnień, powinny być załatwiane niezwłocznie. Można powiedzieć, że ten przepis ogólnie określa nam, w jakim czasie organ administracji powinien rozpatrywać dane sprawy.

Terminy załatwienia sprawy w postępowaniu administracyjnym

Konkretniej o terminach do załatwienia sprawy natomiast mówi nam art.35 k.p.a.. Ten przepis uzależnia wskazanie takiego terminu, w zależności od rodzaju sprawy. Jednak ustawodawca tą normą prawną chciał podkreślić związek tego przepisu z zasadą szybkości postępowania, mówiąc o obowiązku załatwiania spraw przez organ administracji bez zbędnej zwłoki. W szczególności kładzie nacisk na sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Mimo tak konkretnego określenia terminów przez ustawodawcę, często zdarzają się sytuacje, w których organ przeciąga rozpatrywanie naszego konkretnego przypadku. W wypadku niezałatwienia sprawy w terminie przez organ administracji, jest on obowiązany powiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, nawet gdy ta zwłoka powstała z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 k.p.a.). Ponadto, zawiadamiając strony, organ nie powinien zapominać o pouczeniu strony o prawie do wniesienia ponaglenia. Ponaglenie jest środkiem prawnym, przysługującym stronom w przypadku bezczynności organu lub przewlekłego prowadzenia przez niego postępowania. Art. 37 k.p.a. szczegółowo reguluje i objaśnia tę instytucję, jednak myślę, że warto wspomnieć o tym iż ponaglenie powinno przede wszystkim zawierać uzasadnienie, w którym to udowodnimy bezczynność organu czy przewlekłość prowadzenia postępowania przez niego. Niewątpliwie ważną kwestią jest to, że to pismo wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie albo do organu prowadzącego postępowanie, w sytuacji kiedy nie ma organu wyższego stopnia. Organ prowadzący postępowanie ma maksymalnie 7 dni na przekazanie ponaglenia organowi II instancji wraz z odpisami akt sprawy. Organ wyższego stopnia również ma 7 dni na ustosunkowanie się do pisma i wskazanie czy doszło do bezczynności albo przewlekłego prowadzenia postępowania. Jeżeli stwierdza on zaistnienie jednej z przesłanek, wyznacza organowi termin do załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych. Do organu prowadzącego postępowanie, który nie ma organu wyższego stopnia, stosuje się te same przepisy, z wyjątkiem terminu załatwienia sprawy. W takim przypadku organ musi załatwić sprawę niezwłocznie.  

Jednak, mimo nakazania organowi prowadzącemu postępowanie przez organ II instancji ponownego załatwienia sprawy, dodatkowo wskazując mu konkretny termin, zdarzają się sytuacje, w których w dalszym ciągu sprawy pozostają niezałatwione. Jest to uciążliwe dla stron, gdyż np. cudzoziemiec starający się o przyznanie mu zezwolenia na pracę na terytorium RP, w trakcie rozpatrywania jego wniosku, nie ma możliwości podjęcia legalnej pracy w Polsce, co może doprowadzić do tego, że zabraknie mu środków do życia. Tak więc, z podanego przykładu można wywnioskować, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ może wywołać niemałą szkodę dla jednej ze stron.

Procedura przed sądem administracyjnym

Dlatego też, poza zastosowaniem instytucji z art.37 k.p.a., strona ma prawo do złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (dalej „WSA”). Zgodnie z art. 53§2b ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej „p.p.s.a.”) skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. W związku z tym, nie ma znaczenia, ile czasu upłynęło od złożenia ponaglenia do wniesienia skargi do WSA, gdyż same przepisy normujące postępowanie sądowoadministracyjne konkretnie tego nie określają. Ważniejsze jest jednak to, aby po prostu ponaglenie nie było składane później niż skarga do sądu. To stanowisko w swoim wyroku potwierdza również Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu z dnia 26 września 2019 r. III SAB/Wr 335/19.

Sąd administracyjny, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłość postępowania przede wszystkim zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu czy interpretacji lub stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa. Sąd może także stwierdzić iż organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Wymieniony przepis przyznaje więc sądowi prawo do stwierdzenia, że wystąpiła jedna z tych przesłanek, jeżeli z uwagi na zakończenie postępowania nie ma już potrzeby wydawania aktu lub dokonania czynności. Ma to miejsce wtedy, gdy organ załatwi sprawę po wniesieniu skargi do sądu administracyjnego (art.149 p.p.s.a.). Zgodnie z §2 tego artykułu, sąd jednocześnie stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa. To może być pomocne przy żądaniu ewentualnego odszkodowania przed sądem powszechnym, które później omówię.

Ponadto, sąd może orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny określonej wart. 154§6 czyli do wysokości dziesięciokrotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty również z art. 154 §6 p.p.s.a..

Żądanie odszkodowania na podstawie Kodeksu cywilnego

Wyżej omówiona kompetencja sądu do wymierzenia organowi administracji grzywny jest natomiast tylko możliwością, a nie obowiązkiem, więc nie zawsze ona jest orzekana. Dlatego na koniec warto wspomnieć o prawie do żądania odszkodowania przez poszkodowanego przed sądem powszechnym. Mimo tego, że przepisy dotyczące postępowania administracyjnego oraz występowania przed sądem administracyjnym milczą, to takie prawo do naprawienia szkody daje nam art. 417¹ Kodeksu cywilnego (dalej „KC”), szczególnie §3 tego przepisu. Mówi on nam o tym, że jeżeli szkoda została wyrządzona przez niewydanie orzeczenia lub decyzji, gdy obowiązek ich wydania przewiduje przepis prawa, jej naprawienia można żądać po stwierdzeniu we właściwym postępowaniu niezgodności z prawem niewydania orzeczenia lub decyzji. To oznacza, że przed złożeniem pozwu, należy wnieść najpierw ponaglenie na przewlekłość postępowania, a potem skargę do WSA, aby poszkodowany miał dowód na to, że faktycznie doszło do tego, że organ poprzez zaniechanie wydania decyzji, dopuścił się naruszenia prawa.  Dosyć nieoczywistą i myślę, że wartą dodania na sam koniec kwestią jest to, że za takie działanie urzędnika, odpowiedzialność ponosi Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego.

Podsumowując, warto wiedzieć, że ściśle określone terminy uregulowane w przepisach k.p.a. nie dotyczą tylko przestrzegania ich przez strony, ale również przez organy administracji. Należy o tym pamiętać, szczególnie w sytuacjach, w których bardzo zależy nam na załatwieniu naszej sprawy, a organ nie spieszy się z jej rozpatrzeniem. Napisałam ten artykuł dlatego, że na co dzień spotykam się z licznymi przypadkami niezałatwienia sprawy w terminie, więc mam nadzieję, że choć trochę pomógł rozsiać wszelkie wątpliwości w tej kwestii.

Czytaj również: Zatory płatnicze - obowiązek składania oświadczeń przez dużych przedsiębiorców